Tämä on Itätullin kaupunginosayhdistys r.y.:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojalauseke. Laadittu 25.3.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Itätullin kaupunginosayhdistys r.y.
(mukaan lukien Viikkarin kyläjuhla -työryhmä)
Puheenjohtaja Anna Turunen
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rekisteristä vastaavat aina kulloinkin yhdistyksen puheenjohtajana toimiva henkilö, jonka hallussa on yhdistystä koskeva dokumentaatio.
Puheenjohtaja
Anna Turunen
3. Rekisterin nimi
Itätullin kaupunginosayhdistys ry:n jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu (kaupunginosayhdistyksen jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin ja tiedotustoiminta yhdistyksen tapahtumista.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite).
Tiedot poistetaan rekistereistä vuoden kuluessa siitä, kun henkilö on ilmoittanut eroavansa yhdistyksen jäsenyydestä (henkilö katsotaan eronneeksi myös siinä tapauksessa ettei henkilö ole maksanut jäsenmaksua kahteen vuoteen, jolloin digitaaliset jäsentiedot poistetaan).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä kaupunginosayhdistykseen liittymisen yhteydessä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Yhdistyksen tietoja tarkastelevat ainoastaan yhdistykselle valitut kirjanpitäjät ja tilintarkastajat.
Yhdistys käyttää Google Drive -pilvipalvelua. Kyseinen palveluntarjoaja Google LLC on lisätty Yhdysvaltojen kauppaministeriön Privacy Shield -järjestelmään, jonka nojalla henkilötietoja saa säilyttää kyseisessä järjestelmässä. Lisätietoa www. privacyshield.gov.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).